W dniach 30–31 lipca 2025 roku Izba Wyższa parlamentu — Senat — przyjęła nowelizację przepisów VAT, która formalnie zatwierdza uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To ostatni etap przed podpisem prezydenta i wejściem ustawy w życie. Śmiało można powiedzieć, że KSeF został zatwierdzony przez Senat i ta zmiana już nas nie ominie.
Harmonogram wprowadzenia KSeF:
Nie musisz mieć odrębnego wejścia, ani zmieniać przeznaczenia lokalu. Wystarczy, że możesz logicznie uzasadnić związek wydatku z działalnością.
🔹 1 lutego 2026 r. – obowiązkowe korzystanie przez duże firmy (obrót pow. 200 mln zł),
🔹 1 kwietnia 2026 r. – reszta przedsiębiorców,
🔹 1 stycznia 2027 r. – najmniejsze podmioty (sprzedaż do 10 tys zł miesięcznie lub pojedyncza faktura do 450 zł).
Co istotne, zasada obowiązkowego odbierania faktur dotyczy wszystkich już od lutego 2026 r., niezależnie od wielkości firmy, czy generowanych obrotów.
Dlaczego KSeF to przełom?
KSeF to cyfrowa platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Koniec z wysyłaniem dokumentów jako PDF czy papierowo. Przedsiębiorca wygeneruje fakturę w systemie, po czym natychmiast dokument trafi do kontrahenta i fiskusa. To oznacza:
- pożegnanie faktur papierowych i PDF-owych,
- automatyzację procesu fakturowania i minimalizację błędów,
- przyspieszenie zwrotu VAT z 60 do 40 dni,
- pełną widoczność dokumentów dla urzędów skarbowych i kontrahentów.
Udogodnienia dla firm i okres przejściowy
Najmniejsze podmioty mogą liczyć na fory:
- od kwietnia do grudnia 2026 r. małe firmy (do 10 tys zł przychodu miesięcznie) mogą korzystać z dotychczasowego sposobu fakturowania bez obowiązku e‑faktur,
- do końca 2026 r. nadal można fakturować poprzez kasy fiskalne, a żadne sankcje nie będą nakładane za błędy przy wdrażaniu KSeF,
- przez ten okres nie trzeba wpisywać numeru KSeF w tytułach przelewów, nawet przy mechanizmie MPP.
Tryb offline („offline24”) i certyfikaty
System KSeF umożliwia wystawianie faktur bez połączenia z internetem, w tzw. trybie offline24. Dokument wystawiony w trybie offline trzeba będzie przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Warunkiem korzystania z tego trybu jest uzyskanie certyfikatu wystawcy faktur – dostępnego od listopada 2025 roku.
Szczegóły znajdziesz tutaj: Krajowy System e-Faktur – plan wdrożenia – Ministerstwo Finansów – Portal Gov.pl
✅ Jak przygotować firmę do KSeF:
1. Zaktualizuj lub wdróż system fakturowania zgodny z API KSeF (testy dostępne już od 2025 r.).
2. Przeszkol pracowników w wystawianiu dokumentów za pomocą nowego narzędzia.
3. Zgłoś się o certyfikat offline24a, aby fakturować bez dostępu do internetu.
4. Śledź komunikaty MF związane z dokumentacją FA(3) i wytycznymi API oraz struktury danych.
Na co uważać?
- brak aktualizacji lub opóźnienie w wdrożeniu może skutkować karą nawet do 100% VAT‑u z faktury wystawionej poza KSeF lub 18,7% wartości dokumentu, jeśli nie zawiera ona VAT-u,
- system musi objąć zarówno wysyłanie, jak i odbieranie faktur, już od lutego 2026 r. dla wszystkich podmiotów,
- nawet jeśli jesteś mikrofirmą, pamiętaj, że odbierania faktur nie da się uniknąć – system odbioru faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich od lutego 2026 r.
Podsumowanie – KSeF
Działaj z wyprzedzeniem – przygotuj swój system księgowy już dziś, przetestuj integrację, wdróż certyfikat offline i zorganizuj szkolenie dla zespołu. Dzięki temu unikniesz chaosu i kar w 2026 roku, a także zyskasz wysoki poziom automatyzacji i kontroli fakturowania.
Masz pytania, jak to zrobić u siebie?
Simply Accounting – księgowość bez stresu dla małych biznesów.
