W minionych latach narosło wiele mitów wokół dokumentu faktury. Bez wątpienia faktura jest dokumentem istotnym i stosunkowo mocno sformalizowanym. Warto jednak zwrócić uwagę na liberalizację zasad fakturowania, jaka miała miejsce od 2013 roku. Dotyczy to także sposobu przechowywania faktur.
Czas obalić mit dotyczący papierowej formy przechowywania faktur!
Podstawowe zasady przechowywania faktur
Ustawodawca daje możliwość wyboru przechowywania faktur zarówno kosztowych jak i sprzedażowych. Faktury powinny być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w taki sposób, by w łatwy i autentyczny sposób można było je odszukać. Ważna jest także czytelność faktury oraz jej integralność. Oznacza to, że podatnik może sam zadecydować czy chce przechowywać swoje faktury w formie papierowej czy też elektronicznej.
Papierowe szaleństwo
Decydując się na papierową formę przechowywania faktur w mojej ocenie jest to o wiele bardziej uciążliwe. Faktycznie, w wielu miejscach otrzymacie faktury zakupu w formie papierka, chociażby na stacjach paliw, ale… zwróć uwagę jak szybko ten papier blaknie! A kiedy stanie się w pełni nieczytelny, po kilku latach w segregatorze – marnie to widzę! Pamiętam czasy, kiedy to kila lat temu pracując w biurze rachunkowym musiałam dodatkowo kserować(!) faktury paliwowe, bo już po kilku miesiącach nie dało się nic z nich odczytać. Dwa papierki do jednej faktury to dwa razy więcej miejsca, czasu, drzew…
No właśnie, miejsce… Z doświadczenia obserwuję jak jest to uciążliwe zarówno dla podatnika, jak i księgowych. Podatnik musi co miesiąc donosić papierki do rozliczenia dla księgowej, ona te papierki układa, sprawdza, czasem kseruje jak wspomniałam wyżej, potem numeruje i wpina do segregatora, następnie ten segregator ustawia do szafy, a on tam sobie stoi przez następne 5 lat. 5 lat!!! Zbiera kurz, zajmuje miejsce, mnoży się, bo przecież dochodzą coraz to nowe dokumenty – po co?!
Bo można inaczej, prościej…
Wygodne pliki
Prościej, szybciej, nowocześniej, taniej, wygodniej – to same zalety wyboru przechowywania faktur w sposób elektroniczny. Pytasz jak? Już tłumaczę – wystarczy skan lub zdjęcie. Dostajesz fakturę w formie papierowej, wystarczy że ją zeskanujesz lub sfotografujesz zgodnie z zasadami, o których pisałam wcześniej – czyli zachowasz jej czytelność, integralność i odpowiednio będziesz ją przetrzymywać. Odpowiednio, to znaczy że faktury te będą posegregowane, tak by łatwo mogły zostać odnalezione – to znaczy faktury sprzedaży oddzielnie od zakupowych, chronologicznie, ale to samo dotyczy każdej formy przechowywania dokumentów, a filozofii w tym nie ma żadnej!
Same plusy! To może zechcesz się przyjrzeć jak to u mnie w biurze działa i sprawdza się, a klienci nie mają już problemu z dostarczaniem faktur…
🟠 Klient gromadzi faktury zakupu i wystawia faktury sprzedaży w danym miesiącu
🔴 Klient załącza zgromadzone faktury kilkoma kliknięciami za pomocą super programu Scanye
🟠 Księgowa automatycznie widzi faktury w programie, pobiera je w PDF, księguje
🔴 Faktury są w programie chronologicznie układane, dostępne w każdej chwili
Klienci nie muszą pilnować papierków, wystarczy im jedynie aparat w telefonie lub skaner, a papier do kosza!
Na potwierdzenie
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji o sygn. 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ uznał, że prawo podatnika do odliczenia podatku VAT nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Jeśli podatnik zniszczy papierowe oryginały faktur zakupowych, to nie utraci on prawa do odliczenia VAT wynikającego z tych faktur – dodał organ. Warto też przypomnieć, że dylemat ten wkrótce zniknie, gdy korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe.
A Ty jak przechowujesz swoje faktury? 🤔
