Fakturę zaliczkową wystawia się w sytuacji poboru zaliczek na poczet przyszłej dostawy towaru bądź usługi. Zaliczki mają najczęściej zastosowanie przy bardziej kosztownych przedsięwzięciach. Jeśli zamówienie zostanie zrealizowane w całości zgodnie z ustalonymi postanowieniami, zaliczka powinna zostać rozliczona. Należy więc odpowiednio udokumentować wpłaty, szczególnie w przypadku gdy kontrahent nie wpłacił 100% wartości transakcji.
Kiedy wystawiamy?
Zgodnie z ustawą o podatku towarów i usług (a dokładniej art. 19ust. 8 ustawy o VAT) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – czyli zaliczki. Wpłatę należy udokumentować fakturą zaliczkową, która powinna zawierać takie sama dane jak w przypadku klasycznej faktury . Problematyczną może się wydawać kwestia podatku, dlatego warto skorzystać z poniższego wzoru:
KWOTA PODATKU= (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)
Wyjaśniam! Kwotę otrzymanej zaliczki należy potraktować jako wartość brutto, a wartość podatku VAT i kwotę netto wyliczyć z powyższego wzoru.
Podczas wystawiania faktury zaliczkowej należy także pamiętać, by wpisać dane dotyczące zamówienia, takie jak nazwa towaru bądź usługi, numer umowy bądź dokumentu zamówienia o ile taki posiadamy.
Fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę. Faktura zaliczkowa może być także wystawiona przed otrzymaniem płatności, natomiast nie wcześniej niż na 30 dni. W praktyce jednak nie jest to najlepsze rozwiązanie, ponieważ nie jesteśmy w stanie przewidzieć, czy kontrahent faktycznie wpłaci nam środki w tych konkretnych kwotach.
WYJĄTKI!
Faktury zaliczkowej nie wystawia się na poczet:
– wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
– świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
– świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych
– świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych
– świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
– świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej
– świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
Faktura zaliczkowa końcowa
W zależności od tego czy faktura zaliczkowa obejmowała całość ustalonej zapłaty czy tylko część, zależy konieczność wystawienia faktury końcowej. Otóż obowiązek wystawienia faktury końcowej występuje wtedy, gdy zaliczka nie opiewała na pełną wartość zamówienia.
Faktura końcowa powinna zawierać wykaz numerów faktur zaliczkowych wystawionych wcześniej na poczet rozliczanej transakcji. W praktyce, w celu ułatwienia rozliczeń często podaje się także daty i kwoty wpłat zaliczek, jednak nie jest to koniecznością.
